Asiantuntijayrityksen kannattavuus perustuu pitkälti sen kykyyn tuottaa kannattavia projekteja, asiakassuhteita ja tehokasta asiantuntijatyötä. Yrityksen kannattavuus kertoo, kuinka tehokkaasti yrityksesi tuottaa voittoa. Se on kuin yrityksesi sydämen syke, joka mittaa sen taloudellista hyvinvointia. Tiedätkö sinä, kuinka kannattavia yksittäiset asiakkuudet ja työntekijät yrityksessäsi ovat ja miten tieto näistä parantaa päätöksentekoa? Lue blogistamme vinkit asiantuntijayrityksen kannattavuuden parantamiseen tehokkaan projektinhallinnan avulla.
SISÄLTÖ
- Kannattavuuden tunnusluvut projektiliiketoiminnassa
- Yrityksen kannattavuuden haasteista eroon projektinhallinnan avulla
- Yleiskustannuslisä: hinnoittele kannattavasti
- Parempaa päätöksentekoa, tehokkuutta ja kasvua: Kannattavuuden seurannan hyödyt
- Näin parannat työntekijän laskutusastetta
- Esimerkkilaskelma laskutusasteen kasvattamisesta
Kannattavuuden tunnusluvut projektiliiketoiminnassa
Kannattava yritys kykenee kattamaan kulunsa ja tuottamaan voittoa tulevaisuuden investointeja varten. Heikosti kannattava yritys taas kamppailee olemassaolostaan, ja pahimmillaan se kuluttaa omaa pääomaansa. Asiantuntijayrityksen menestystä voidaan mitata useilla kannattavuuden tunnusluvuilla ja alla tärkeimmät tunnusluvut projektinhallintaan:
- Keskituntihinta: Tämä on yleispätevä mittari, joka kertoo tehokkuudesta ja kannattavuudesta. Laskukaavana on projektista laskutettu summa jaettuna projektiin käytetyt työtunnit.
- Projektin kate: Luku kertoo kuinka paljon tulosta jää jäljelle kulujen vähennettyä.
- Tehdyt tunnit vs. arvioidut tunnit: Tehtyjen ja arvioitujen tuntien suhde on tärkeä mittari projektin etenemisen ja resurssien käytön seurannassa. Tämän avulla voidaan oppia virheistä ja parantaa tulevien projektien suunnittelua sekä hinnoittelua.
- Kiinteä hinta vs. tuntihinta: Tuntihinnoittelun kannattavuuden laskeminen kiinteähintaisessa projektissa paljaliikestaa, kumpi laskutusmalli on projektin kannalta tuottoisampi.
- Laskutusaste: Laskutusaste paljastaa, kuinka paljon asiantuntijat käyttävät työajastaan laskutettavaan asiakastyöhön.
Kannattavuuden tunnuslukujen seuraaminen on välttämätöntä yrityksen taloudellisen tilan ymmärtämiseksi ja kehittämiseksi. Yllä mainitut luvut auttavat johtoa tunnistamaan vahvuudet ja heikkoudet yleisellä tasolla sekä tekemään tietoon perustuvia päätelmiä, jotka parantavat pitkän aikavälin menestymisen mahdollisuuksia. Ihannetilanteessa kannattavuutta mitataan ohjelmistolla, joka on jalkautettu koko organisaatioon. Jokainen asiantuntija on ajettu raportoimaan tehdyt työt ohjelmistoon. Se voi kuulostaa mikrojohtamiselta, mutta todellisuudessa opettaa tekijälleen projektin johtajuutta ja samalla näyttää johdolle suoraa dataa työntekijöiden kannattavuudesta.
Yrityksen kannattavuuden haasteista eroon projektinhallinnan avulla
Usein asiantuntijayrityksen haasteena on kannattavuuden vaihtelu, joka juontaa juurensa projektinhallintaan. Kannattavuuden mittaaminen on haasteellista, mitä tulee yksittäisten tuotteiden tai palveluiden kannattavuuden mittaamiseen. Johto näkee isossa kuvassa kannattavuuden tunnusluvuista miten tuottoisa tai heikko liiketoiminta on, mutta näkevätkö he käytännössä mitkä asiakkuudet, työntekijät ja projektit ovat johtaneet tähän pisteeseen? Tätä johdon on hyvä kysyä itseltään. Meidän havaintojen mukaan useat asiantuntijayritykset kamppailevat projektijohtamisen ja asiakkuuksien kannattavuuden seurannan kanssa. Eikö olisikin mahtavaa, jos voisit nähdä pintaa syvemmälle ja todella ymmärtää, mikä projekti tai työntekijä on ollut yritykselle tuottoisa tai heikoin lenkki? Ongelmaa ei ratkaista pelkkää liikevoittoprosenttia katsomalla vaan panostamalla laadukkaaseen projektinhallintaan.
Yleiskustannuslisä: hinnoittele kannattavasti
Yleiskustannuslisä on tärkeä käsite asiantuntijayrityksille, sillä se vaikuttaa suoraan kannattavuuteen. Se on prosenttiosuus, jota sovelletaan esimerkiksi tuntiveloitukseen, jotta saadaan laskettua lopullinen ylikustannushinta. Otetaan tähän väliin esimerkki:
Oletetaan, että asiantuntijayrityksen tuntiveloitus on 100 euroa. Yritys haluaa saavuttaa 30 %:n voittomarginaalin.
- Yleiskustannuslisä on 30 % = 30 euroa
- Yleiskustannuslisä + tuntiveloitus = lopullinen hinta
- 30 € + 100 € = 130 €
Tässä tapauksessa asiantuntijan työn lopullinen hinta on 130 euroa. Tämä kattaa yrityksen kustannuksia ja tuo voittoa 30 euroa per työtunti. Yleiskustannuslisä vaihtelee suuresti eri palvelujen ja yritysten välillä. Tähän vaikuttaa seuraavat tekijät:
- Kiinteät kulut: kiinteät palkat, vuokra, markkinointikulut
- Ala: asiantuntijatyössä yleiskustannuslisä on tyypillisesti korkeampi kuin esimerkiksi yksinkertaisimmissa palveluissa kuten siivouksessa
- Kilpailu: kilpailuilla markkinoilla yritykset saattavat joutua laskemaan ylikustannuslisäänsä pysyäkseen kilpailukykyisenä
Asiantuntijayrityksissä työntekijöiden palkat ovat yksi suurimmista kustannuseristä ja ne voivat olla jopa 70 % yrityksen kulurakenteesta. Luontevin kustannusten kohdistamistapa asiantuntijayrityksissä on tuntikirjaus. Nyt kun näimme konkreettisen esimerkin tuntiveloituksesta, katsotaan miten se käytännössä näyttää niin projektiliiketoiminnassa kuin jatkuvissa asiakkuuksissa ja mikä merkitys on tietää asiakkuuksien sekä työntekijöiden kannattavuus yritykselle.
Parempaa päätöksentekoa, tehokkuutta ja kasvua: Kannattavuuden seurannan hyödyt
Projektiliiketoiminnan erityispiirre on haastava, koska se ei tuota jatkuvaa tuloa yritykselle. Tästä syystä asiakkuuksien ja työntekijöiden kannattavuutta on seurattava. Projekti on tietyllä aikavälillä toteutettu kokonaisuus, johon on määritelty tavoite ja resurssit. Kyseessä on väliaikainen ponnistus, jonka tarkoituksena on saavuttaa tietty lopputulos. Mikäli projekteissa ei ole tehokasta seurantaa tai hallintaa niin:
- Ei tiedetä todellista tuntimäärää, jota tarvitaan resursointiin ja hinnan määritykseen.
- Ei tiedetä, kuka työntekijä tekee työn tehokkaammin tai kenen työtä voitaisiin vielä tehostaa.
Nämä seikat tuovat projektin myyjille haastetta, sillä he eivät tiedä mikä on kannattava hinta veloitukselle → työtunnit paisuvat ja asiakkailta ei pystytä laskuttamaan tarvittavaa hintaa → kateprosentti jää pieneksi → liiketoiminta ei ole kannattavaa. Ongelma on jatkuva ja pitkällä tähtäimellä erittäin merkittävä.
Jatkuvat asiakkuudet taas perustuvat jatkuvaan tuloon. Kannattavuuden näkökulmasta haasteena on, että myydään tietty tuntimäärä hintaan x ja ilman kunnollista projektinhallintaa/-työkalua ei pysytä kärryillä todellisista työhön käytetyistä tuntimääristä.
- Tämä tuo lisäkustannuksia ja kate jää pieneksi.
- Joissakin tapauksissa sovitun työtuntimäärän täytyttyä työt saatetaan joutua pysäyttämään ja jatkamaan niitä vasta seuraavassa kuussa. Kaikkea ei kuitenkaan voi jättää tekemättä, joten tarkka projektinhallinnan seuraaminen helpottaa resurssien seuraamista esimerkiksi kuukausitasolla. Molemmissa esimerkeissä on myös mahdollisuus, jolloin työntekijä ei kirjaa työhön käytettyä aikaa oikein.
Veloituksen summa ja resursointi ovat heikkoa, koska ei ole ajantasaisia työvälineitä tai prosesseja resurssien seuraamiseen. Kun ei tiedetä resurssien kuluja voi liian pieni yleiskustannuslisä johtaa tappioihin, kun taas liian korkea lisä voi karkottaa asiakkaat. Tästä syystä on erittäin tärkeää laskea yleiskustannuslisä huolellisesti ja olla tietoinen työntekijöiden kannattavuudesta.
Kustannuspaikka – mihin kustannukset kohdistetaan?
Asiantuntijayrityksessä kustannuspaikka viittaa kohteeseen, johon tietty kustannus kohdistetaan yrityksessä sisäisesti. Sen tavoitteena on tukea raportointia ja seurantaa, jolloin johto voi analysoida kustannuksia tehokkaammin ja parantamaan yrityksen kannattavuutta. Asiantuntijayrityksen kustannuspaikkoja on:
1. Projekteihin kohdentaminen
- Yleisin tapa on kohdentaa kustannukset projekteihin. Tämä antaa johdolle selkeän kuvan, kuinka paljon rahaa käytetään kunkin projektin toteuttamiseen.
- Näin voidaan analysoida projektien kannattavuus ja tehdä jatkossa kestävämpiä päätöksiä tulevista projekteista.
2. Osastoihin kohdentaminen
- Kustannuksia voidaan kohdentaa myös osastoihin ja tiimeihin. Tämän avulla johto ymmärtää mihin rahaa allokoidaan kussakin osastossa ja missä taas olisi tehostamisen tarvetta.
3. Henkilöihin kohdentaminen
- Asiantuntijafirmassa kohdennetaan kustannuksia myös henkilöihin.
- Johdolle on erittäin tärkeää olla tietoisia jokaisen asiantuntijan kustannuksista ja heidän tuomasta hyödystä yritykselle.
- Työntekijän keskimääräinen laskutusaste on noin 70 % eli käytännössä työaika mitä asiantuntija käyttää kokonaistyöajasta työn tekoon. Mitä se 30 % käytetty aika sitten on, mitä ei ulospäin näy? Se selviää projektinhallintatyökalulla. Työkalun avulla sekä johto että muu tiimi pysyvät kärryillä työn eri prosesseista, käytetystä työajasta ja mihin asiakkuuksiin työntekijän aika kuluu.
- Tällä keinolla johto pystyy tarkastamaan työntekijän palkkaa ja paljonko asiantuntija tuo rahaa taloon. Onko hyötysuhde balanssissa työnlaadun ja toteutuksen sekä palkkauksen kanssa. Nyt ei puhuta kirjallisista suosituksista asiakkaan puolesta vaan datavetoisesta avusta päätöksien tekoon. Kun tunnistat ongelmakohdan, pystyt puuttumaan siihen.
Tutustu projektinhallintatyökaluumme: https://www.smartium.fi/ratkaisut/projektinhallinta/
Näin parannat työntekijän laskutusastetta – 7 vinkkiä
Kun tehostat tuntien kirjausta ja seurantaa, paranee myös yrityksesi tulos.
1. Tuntikirjaus kuntoon
Työtunnit tulee kirjata päivittäin, jotta varmistetaan niiden olevan oikein ja luotettavia. Mikäli työtunnit kirjataan harvemmin kuin päivittäin, on riski unohduksille taattu. Kirjaukseen kuluu enemmän aikaa, kun työtuntimerkintöjä etsitään eri lähteistä. Jos työntekijällä ei ole kunnollista prosessia tuntikirjauksen merkitsemiseen, voi hänellä olla tunne, että työtunteja olikin vähemmän ja ne pyöristetään alaspäin. Aika nopeastikin tämä haaste tulee näkymään projektien tuloksissa pienenä katteena, kun asiakkaalta ei laskuteta koko työstä.
2. Määrittele sopiva kirjaustarkkuus
Määrittele miten tarkasti tunnit kirjataan – asiantuntijatyössä sopiva tarkkuus voisi olla puoli tuntia. Tämä tulee huomioida asiakkaiden sopimuksissa ja suositeltavaa on määritellä pienin laskutettava yksikkö.
3. Mitkä tunnit kirjataan
Parasta on kirjata jokainen tunti samaan järjestelmään paremman kokonaiskuvan saamiseksi; työtunnit, lomat ja poissaolot. Tämän avulla johto pystyy seuraamaan käytössä olevia resursseja sekä näkemään asiantuntijoiden työmäärää.
4. Johto avainroolissa muutokseen
Sitoutunut johto ylläpitää ja kehittää kirjaamiskulttuuria organisaatiossaan. He seuraavat työn toteutumista ja keräävät tietoa onnistumisista sekä haasteista. Johto raportoi sekä puuttuu virheisiin. Jotta työntekijöillä on ymmärrys tuntikirjausten tärkeydestä, on johto avainasemassa muistuttamassa kirjauksen tärkeydestä ja sen avulla saavutetuista tuloksista.
5. Suunnittele huolellisesti
Suunnittelemattomuus johtaa tuottamattomuuteen ja pahimmillaan työntekijät jäävät tyhjänpäälle edellisen työn valmistuessa ja joutuvat miettimään, mitä tekisivät seuraavaksi. Työstä toiseen siirtyminen kuluttaa aikaa ja joutokäynti lisääntyy, jolloin käytössä oleva työaika ei ole tehokasta.
Onneksi tähänkin ongelmaan on ratkaisu: hyvä johtaminen ja suunnitelmallisuus. Organisaatiolla olisi hyvä olla järjestelmä, johon on kerätty tulevat työtehtävät – tämän ansiosta työntekijät voivat valita seuraavan työtehtävän ja ryhtyä töihin ilman turhaa viivettä.
6. Ole avoin: kun henkilöstö voi hyvin, yritys kukoistaa
Työntekijöille on oltava avoin kirjaamisen syistä, jotta se ei tunnu heille kyttäämiseltä. Tuntikirjauksessa on kyse niin yrityksen kuin myös työntekijöiden hyvinvoinnista. Yritys on kannattava, kun tehty työ saadaan laskutettua ja työntekijät voivat hyvin, kun tuntikirjauksella ylityöt on kirjattu ja ne myös maksetaan. Tämä tuo tekijöille turvallisuuden tunnetta työantajasta.
7. Varmista toimivat työkalut
Toimivat työkalut ovat isossa roolissa mitä tulee kirjauksen sujuvuuteen. Onhan se johdollekin mutkattomampaa tarkastella työtunnit helposti käytettävästä järjestelmästä, jos kaikki työntekijät ovat kirjanneet ne samaan paikkaan. Verraten vanhaan manuaaliseen tapaan kirjata ensin tuntilistapaperiin, siitä Exceliin ja laskutusjärjestelmästään.
Esimerkkilaskelma laskutusasteen kasvattamisesta:
- Yrityksen liikevaihto on 2 M€, työntekijöitä 30
- Työtunteja vuodessa (226 työpäivät x 7,5 h + kiky) x 30 henkeä = 51 528 h
- Jos tuntihinta on 70 €/h, niin laskutettuja tunteja on liikevaihdon mukaan 28 571 h
- Tällöin laskutusaste on n. 55 %
- Laskutusasteen kasvattaminen 60 %:n edellyttää n. 21 min. lisälaskutusta/päivä/työntekijä eli 3 minuuttia/työtunti
Vaikutus liikevaihtoon on +164 000 €
Lataa opas yrityksen kannattavuuden parantamiseen
Tämän oppaan avulla opit johtamaan ja mittaamaan asiantuntijafirmaasi niin, että..
1. Yrityksesi kasvu on nousujohteista ja kestävää.
2. Opit välttämään projektijohtamisen ja resurssoinnin aiheuttamat pullonkaulat.
3. Saat työkalut arviointiin, saatko nykyisistä asiakkaistasi ja työntekijöistäsi parhaan hyödyn irti.
Ota projektit hallintaan ja kasvata yrityksesi kannattavuutta tehokkaalla Wrike -projektinhallintatyökalun avulla
Meidän avullamme:
- Säästät aikaa ja rahaa tehokkaammalla projektinhallinnalla.
- Vapautat resursseja uusiin projekteihin ja liiketoiminnan kasvuun.
- Saat dataa projektien sekä työntekijöiden kannattavuudesta ja voit tehdä entistäkin parempia päätöksiä.
Haluatko päästä eroon manuaalisesta raportoinnista ja nähdä kannattavimmat avainluvut ilman laskemista? Ota yhteyttä.