Asiantuntijatyössä projektit ovat liiketoiminnan perusta, ja niiden suunnitteluun ja hallintaan kannattaa panostaa työskentelyn sujuvuuden ja innostavuuden vuoksi. Projektinhallinta ulottuu teknisten yksityiskohtien yläpuolelle ja se on taitavaa tiimin tarpeiden huomioimista, aikataulujen hallintaa ja yhteisymmärryksen varmistamista kaikkien osapuolten kesken.
Haasteilta ei voi välttyä, mutta projektipäällikkönä sinun on oltava valmis sopeutumaan ja etsimään uusia, tehokkaampia työskentelytapoja tiimisi tavoitteiden saavuttamiseksi.
Projektin määritelmä
Tiivistettynä projektinhallinta on projektin suunnittelua, organisointia ja ohjausta alusta loppuun. Se on taito varmistaa, että projekti pysyy aikataulussa, budjetissa ja tavoitteiden mukaisena. Ennen kaikkea asiantuntijatyön projektinhallinta varmistaa, että projekti toteutetaan suunnitelman mukaan ja asiantuntijoiden työaika pysyy sovittuna.
Projektinhallinnalla varmistetaan, että projekti etenee suunnitelmallisesti, ongelmat tunnistetaan tarpeeksi ajoissa ja niihin reagoidaan tarvittaessa projektin tavoitteiden saavuttamiseksi.
Projektin vaiheet ja projektin elinkaari
Projekti voidaan jakaa neljään vaiheeseen:
- aloitus
- projektin suunnittelu
- projektin toteutus
- projektin päättyminen
Projektijohtamisen haasteet
Jokainen projekti on oma yksilönsä omine haasteineen. Siinä yhdistyvät projektin hallinnointi, ihmisten johtaminen, toimintaympäristön tuntemus sekä muut muuttujat. Projektijohtamisessa projektipäälliköt kohtaavat, jos jonkinmoista haastetta, jotka vaativat luovaa ongelmanratkaisua ja taitavaa johtamista.
TOP-4 yleisintä haastetta
Haaste 1. Resurssointi on ikuisuushaaste
Kokonaiskuvan hahmottaminen on projektipäällikön yksi olennaisin osa projektien hallinnointia. Projektipäällikön on oltava tietoinen mitä kenenkin työpöydällä on ja mitä tehtäviä työpöydälle voisi vielä allokoida. Vastuuna on pitää koko tiimi ajan tasalla ja ilman toimivaa projektinhallintaa projektipäällikkö joutuu yksitellen kyselemään keneltä liikenisi aikaa tietyn tehtävän tekemiseen. Etenkin isoille firmoille on elinehto hoitaa projektinhallinta hyvin. Resursointi vaikuttaa asiantuntijoiden omakustannushintaan ja vahvasti yrityksen kannattavuuteen; millä hinnalla projekti on myyty, tarvitaanko junior- vai senior-osaamista.
Lue miten projektinhallinta vaikuttaa yrityksen kannattavuuteen: https://www.smartium.fi/yrityksen-kannattavuuden-parantaminen/
Haaste 2. Työaika-arvio
Resursointi vaatii työaika-arviot. Jos tehdään paljon toimenpiteitä uusien ideoiden pohjalta, menee usein softapuolella työaika-arvio pieleen. Mikä on prosessi työaika-arvioiden määrittelemiseen? Se riippuu työn haasteellisuudesta. Projektin luonne eli onko se tuntihinnalla vai kiinteällä hinnalla solmittu sopimus kertoo sen, kuinka paljon projektipäälliköllä on pelivaraa projektin sisäisesti.
Haaste 3. Priorisointi
Priorisointi voi usein mennä pieleen, kun tehtäviä ei laiteta tärkeysjärjestykseen. Tärkeysjärjestyksen määrittäminen on keskeinen osa onnistunutta projektia. Kun projektin tavoitteet on määritetty, tehtävät, jotka edistävät tavoitteita eniten ovat yleensä tärkeimpiä. Arvioi, kuinka paljon kukin tehtävä vaikuttaa projektin onnistumiseen. Korkean vaikutuksen tehtävät priorisoidaan korkeammalle. Priorisoinnin määrittämiseen on useita menetelmiä ja työkaluja. Tässä niistä tehokkaimpia:
ICE-Menetelmä (ICE Scoring Model)
ICE-arviointimalli on suhteellisen nopea tapa antaa numeerinen arvo eri projekteille tai ideoille niiden suhteellisen arvon perusteella käyttämällä kolmea parametria: Vaikutus (Impact), Varmuus (Confidence) ja Helppous (Ease). Jokainen arvioitava kohde saa arvosanan yhdestä kymmeneen kullekin näistä kolmesta arvosta, nämä kolme numeroa kerrotaan keskenään ja tulos on kohteen ICE-pistemäärä.
- Vaikutus (Impact) = Kuinka suuri vaikutus tehtävällä on projektin tavoitteisiin?
- Varmuus (Confidence) = Kuinka varma olet siitä, että tehtävä tuottaa odotetun vaikutuksen?
- Helppous (Ease) = Kuinka helppo tehtävä on toteuttaa?
Kanban on yksi projektinhallintamenetelmistä
Kanban keskittyy työnkulun hallintaan ja optimointiin. Se on visuaalinen työkalu, johon tyypillisesti työn eri vaiheet ovat jaettu (esim. ”To Do”, ”In Progress”, ”Done”). Työtehtävät esitetään korteilla, joita siirretään sarakkeesta toiseen työn edetessä. Kanban-mallissa rajoitetaan kerralla työn alla olevien tehtävien määrää, mikä auttaa tunnistamaan pullonkauloja ja estämään ylikuormitusta.
Kanban korostaa jatkuvaa prosessien arviointia ja parantamista. Tiimit tarkastelevat säännöllisesti työnkulkuaan ja tekevät tarvittavia muutoksia tehokkuuden parantamiseksi. Kanbanissa seurataan, kuinka kauan kestää, että tehtävä siirtyy työn aloittamisesta valmiiksi. Tavoitteena on lyhentää tätä aikaa ja tehdä työnkulusta ennustettavampaa. Kanbanissa työ vedetään järjestelmään tarpeen mukaan, eikä työnnetä etukäteen suunnitellun aikataulun mukaan. Tämä tarkoittaa, että uudet tehtävät otetaan työn alle vasta, kun kapasiteettia vapautuu.
Ketterä vs. vesiputousmalli
Tehtävien priorisoinnin avuksi on useita lähestymistapoja ja tässä artikkelissa vertailemme Ketterää vs. Vesiputousmallia.
Ketterä malli
Ketteryys on mentaliteetti ja projektinhallintamenetelmä, jossa korostuvat jatkuva kehittyminen, oppiminen, joustavuus, muutosmyönteisyys ja suora kommunikaatio. Tarkkojen suunnitelmien sijaan ketteryydessä kehitetään työskentelyä projektin edetessä, mikä tekee siitä erityisen sopivan monimutkaisiin ja arvaamattomiin projekteihin. Keskeistä on tiimin yhtenäisyys ja selkeä vuorovaikutus, ja ketterät menetelmät toimivat parhaiten pienissä ja keskikokoisissa luovissa projekteissa.
Esimerkki: Verkkosivuprojektissa tehdään suoraan kymmeniä sivuja ja niitä kehitetään jatkuvasti datan perusteella. Verkkosivuja ei tehdä vain kivan näköiseksi vaan aidosti toimivaksi.
Vesiputousmalli
Vesiputousmalli on se jäykempi malli, jossa projektin jokaisen vaiheen tulee olla päättynyt ennen kuin siirrytään seuraavaan vaiheeseen. Jokaisen vaiheen jälkeen tarkastetaan projektin tilanne, eteneekö se suunnitellusti, tullaanko sitä jatkamaan vai pitääkö se lopettaa.
Esimerkki: Verkkosivuprojektissa tehdään vain muutama alasivu ja katsotaan miten sivut toimivat. Tämän pohjalta rakennetaan lisää sivuja, kun nähdään miten nämä olemassa olevat sivut ovat toimineet.
Haaste 4. Kommunikaatio
Projektipäälliköt tietävät paljon, mutta viestivätkö he koko tiimille? Koko tiimin tulee pysyä kärryillä projektin etenemisestä ja sidosryhmistä. Softapuolella esimerkiksi pääsy samoihin tiedostoihin sekä yhdistettyyn projektinäkymään on jo loistava startti kommunikoinnille.
Näin pidät projektisi kasassa
1) Eriävät tavoitteet
Projektin sidosryhmiä ovat kaikki tahot, joihin projekti vaikuttaa tai jotka voivat vaikuttaa sen onnistumiseen. Näitä voivat olla esimerkiksi asiakkaat, työntekijät, sijoittajat ja viranomaiset. Sidosryhmien tarpeet ja odotukset voivat olla ristiriitaisia, ja jotkut niistä saattavat jopa pyrkiä haittaamaan projektin etenemistä.
KESKITY, ETTÄ ..
- Yhteisten päämäärien kuvaamiseen on käytetty tarpeeksi aikaa ja energiaa.
- Kaikilla sama näkemys isosta kuvasta.
- Päätösvaltuudet on määritelty täsmällisesti heti alkuun.
On tärkeää tunnistaa ja ymmärtää kaikkien sidosryhmien näkökulmat ja tarpeet. Projektipäällikön tehtävänä on löytää tasapaino eri sidosryhmien vaatimusten välillä ja varmistaa, että heidän odotuksensa otetaan huomioon projektin suunnittelussa ja toteutuksessa. On tärkeää varmistaa, että päätösvaltuudet on määritelty selkeästi ja yksiselitteisesti. Tämä koskee sekä koko projektia että sen osa-alueita. Selkeät vastuut auttavat varmistamaan sujuvan päätöksenteon ja pitävät projektin aikataulussa ja budjetissa.
2) Konfliktien hallinta
Erilaiset tavoitteet ja näkemykset voivat aiheuttaa ristiriitoja ja konflikteja. Myös epäselvät roolit ja vastuut voivat toimia konfliktin katalyyttinä. Jos ei ymmärrä omaa rooliaan eikä tiedä keneltä kysyä, ajautuu ongelmiin. Tehokkuus laskee sähläyksen lopputulemana.
KESKITY ..
- Miten työtehtävät ovat järkevää jakaa ja tehdä. Hyvin laadittu projektikuvaus auttaa projektin jäseniä hahmottamaan oman roolinsa, kun taas heikko näkemys johtaa ongelmiin.
- Kokoukset ovat tehokkaita. Ne tuottavat oleellista informaatiota, päätöksiä ja vahvistavat jäsenien sitoutumista.
- Projektinhallintajärjestelmä helpottaa projektijohtamista ja antaa mahdollisuuden varhaiseen ongelmien puuttumiseen.
Nämä haasteet vaativat projektipäälliköltä kykyä tunnistaa ja ratkaista konfliktit rakentavasti, jotta ne eivät uhkaa projektin etenemistä tai tiimin työskentelyä. Avoin ja läpinäkyvä viestintä auttavat välttämään epäselvyyksiä ja luomaan luottamuksen ilmapiirin.
Parhaimmassa tilanteessa konfliktit voivat tarjota tilaisuuden uusien ideoiden ja ratkaisujen syntymiselle ja tärkeintä on, että ne tunnistetaan ajoissa ja ratkaistaan rakentavasti, jottei ne uhkaa projektin etenemistä.
3) Viestinnän haasteet
Tutkimukset todistavat, että puutteellinen viestintä on merkittävin syy projektien epäonnistumiselle. Epäselvät viestit voivat johtaa väärinkäsityksiin, virheisiin ja lisätä ristiriitojen riskiä.
KESKITY ..
- Luomaan selkeä viestintäsuunnitelma heti projektin alkuun.
Näin selkeytät projektiviestinnän: https://www.smartium.fi/selkeyta-projektiviestinta-wriken-avulla/
4) Muuttuvat vaatimukset
Liiketoimintaympäristön jatkuva muutos heijastuu myös projekteihin. Vaatimukset elävät matkan varrella, joten projektien on oltava joustavia ja sopeutuvia.
KESKITY ..
- Selkeät muutoshallintaperiaatteet ja -käytännöt varmistavat, että uudet vaatimukset huomioidaan suunnitelmissa ja projekti pysyy raiteillaan.
5) Aikataulun ja budjetin hallinta
Suurin osa projekteista ylittää aikataulunsa ja/tai budjettinsa. Tämän välttämiseksi projektipäällikön on oltava taitava suunnittelija ja realisti. Aikataulu ja budjetti on laadittava huolellisesti ottaen huomioon kaikki riskit ja käytettävissä olevat resurssit.
Vaikka tilaaja asettaa usein tiukkoja aikataulu- ja budjettivaatimuksia, projektipäällikön on vastuullista varmistaa, että ne ovat realistisia.
KESKITY
- On tärkeää olla rehellinen tilaajalle ja tarvittaessa neuvotella tavoitteista uudelleen. Projektin onnistuminen ei riipu pelkästään toiveista, vaan huolellisesta suunnittelusta, seurannasta ja ohjauksesta.
6) Epävarmuuksien huomiointi
Emme ole ennustajia, joten projektisuunnitelma toteutuu harvoin suunnitellusti. Projektisuunnitelmaa tehdessä oletetaan asioita ja olettamuksia seurataan projektin edetessä. Oletusvirheet vaativat suunnitelmien muutosta. Epävarmuus tuo riskejä, joten ne on tunnistettava ja hallittava koko projektin ajan.
Ensiaskeleet projektinhallinnassa
Miten lähteä vauhtiin projektinhallinnassa? Se riippuu täysin missä vaiheessa projektinhallintaa on tällä hetkellä. On hyvä muistaa, että projektinhallinta ei ikinä hioudu täydelliseksi, mutta tietyillä toimenpiteillä ja käyttöönotoilla voi saada helpotusta ja kehitystä. Alkuun pääsee jo ”perus” set-upilla eli jaetulla 360-näkymällä, jossa projektin vaiheet ja eteneminen on avointa, kaikki tehtävät menevät projektinhallintaan ja tieto kulkee oikeille tahoille oikeissa kohdissa. Peruspohjan jälkeen kehitystyö voi vasta alkaa.
Projektinhallinnalla työntekijöiden tehokkuus kasvuun
Tehokas projektinhallinta räjäyttää kannattavuuden (positiivisessa merkityksessä) ja tämän lisäksi vähentää stressiä tiimiltä. Kun tiimiläinen on tietoinen mitä projektissa tapahtuu, mitkä ovat hänen tehtävänsä ja mikä on aikataulu, hänen ei tarvitse jatkuvasti miettiä onko tehdyt työt tehty ja tuleeko äkillisiä ad hoc -tehtäväpyyntöjä paljon. Ilman projektinhallintaa viestiketjut tulevat alhaalta ylös ja pitkässä juoksussa jotain jää varmasti kyydistä.
Lue myös miten yrityksen kannattavuus lähtee kasvuun projektinhallinnan ja resursoinnin avulla: https://www.smartium.fi/yrityksen-kannattavuuden-parantaminen/
Vanha vs. moderni projektinhallinta
Niin sanotusti vanhalla projektinhallinnalla tarkoitetaan vanhaa ja yleisintä tapaa hoitaa projektinhallinta. Tiimillä on käytössä todennäköisesti sähköpostiketjut sekä omat muistiinpanot, joihin ei muilla tiimiläisillä ole pääsyä tai projektipäälliköllä mahdollisuutta seurata työn etenemistä. Modernissa mallissa kaikki on keskitetty samaan paikkaan ja jokaisella tiimiläisellä on pääsy samoihin tiedostoihin.
Lataa opas yrityksen kannattavuuden parantamiseen
Tämän oppaan avulla opit johtamaan ja mittaamaan asiantuntijafirmaasi niin, että..
1. Yrityksesi kasvu on nousujohteista ja kestävää.
2. Opit välttämään projektijohtamisen ja resurssoinnin aiheuttamat pullonkaulat.
3. Saat työkalut arviointiin, saatko nykyisistä asiakkaistasi ja työntekijöistäsi parhaan hyödyn irti.
Haluatko päivittää projektinhallintanne uudelle tasolle? Ota yhteyttä!