Nykymaailman kilpailullisilla markkinoilla asiantuntijayritysten on kyettävä hyödyntämään resurssejaan tehokkaasti menestyäkseen. Tämä koskee erityisesti asiantuntijatiimien resursointia, sillä onnistunut projektien suunnittelu ja toteutus riippuvat pitkälti oikeanlaisten asiantuntijoiden ja osaamisen kohdentamisesta oikeaan paikkaan ja aikaan. Tehokas resursointi ei ainoastaan paranna projektien onnistumisen todennäköisyyttä, vaan se voi myös johtaa merkittäviin kustannussäästöihin ja kannattavuuden paranemiseen.
Tässä artikkelissa tarkastelemme tehokkaan resursoinnin periaatteita käytännössä. Perehdymme mm. seuraaviin aiheisiin:
Mitä on resursointi?
Resursointi on prosessi, jonka avulla yritykset kohdentavat resurssejaan, kuten työntekijöitä, rahaa ja laitteita, tehokkaasti tavoitteidensa saavuttamiseksi. Se tarkoittaa oikeiden ihmisten valitsemista oikeisiin tehtäviin oikeaan aikaan ja heidän kykyjensä ja osaamisensa maksimaalista hyödyntämistä. Tehokas resursointi ottaa huomioon myös projektien aikataulut, budjetit ja muut rajoitteet.
Huonosti toteutettu resursointi aiheuttaa lähes aina projektin viivästymisen ja toisinaan jopa sen keskeytymisen. Myös yrityksen muiden voimavarojen epäonnistunut resurssienhallinta johtaa tehokkuuden laskuun.
Lue myös miten parantaa yrityksen kannattavuutta tehokkaalla projektinhallinnalla ja resursoinnilla: https://www.smartium.fi/yrityksen-kannattavuuden-parantaminen/
“Resursointi ei ole yhtä kuin Excel-taulukko suljetuissa kansioiden kammioissa, jota projektipäälliköt joko päivittävät tai eivät päivitä. Taulukossa saattaa olla listaus tehtävien jaosta tai suunnitelmasta, jonka sisältö ei ole ajankohtainen. Joskus joku saattaa kurkata taulukkoa tai sitten ei. Resursointi on paljon muuta, kuin listaus työnjaosta.”
Tehokas resursointi huomioi ihmiset
Resursointihallintajärjestelmä pitää huolta työntekijöiden hyvinvoinnista. Käytännössä tämä tarkoittaa, että järjestelmässä on reaaliaikainen näkymä työntekijän kokonaiskuormitukseen niin esihenkilölle kuin tekijällekin. Kun työntekijä näkee selkeästi oman kuormitustason, antaa se hänelle mielenrauhaa. Järjestelmästä näkee työntekijän lomat sekä pitkät poissaolot. Kokonaiskuvan lisäksi järjestelmästä näkyy tuntipohjainen tilanne, mutta myös, jos projekteja on liikaa käynnissä samanaikaisesti. Joutuuko asiantuntija pomppimaan projektista toiseen ilman, että aikaa jäisi kunnon orientoitumiseen – se selviää järjestelmästä. Tehokas resursointijärjestelmä auttaa organisaatiota pitämään asiantuntijoistaan huolta ja varmistamaan, ettei kuormitus kasva mistään suunnasta liian korkeaksi.
Tehokkaan resursoinnin hyödyt yritykselle
Resursoinnin tavoitteena on varmistaa, että jokaisella projektilla on oikeat osaajat oikeaan aikaan. Tämä parantaa projektien laatua ja asiakaskokemusta. Yllätyksiin ja muutostilanteisiin on helpompi reagoida, kun resursseja hallitaan tehokkaasti. Resursoinnin aloittaminen jo myyntihetkellä mahdollistaa paremman aikataulutuksen ja asiantuntijoiden ennakoinnin, mikä helpottaa myyjien ja asiantuntijoiden omaa työkuorman hallintaa.
Oikeanlainen resursointi optimoi henkilöstön käyttöastetta ja vähentää tyhjäkäyntiä. Se tukee myös tuottavaa työntekoa ja parantaa työhyvinvointia. Selkeät vastuut ja työtehtävät lisäävät työntekijöiden motivaatiota ja työtyytyväisyyttä.
Tehokas resursointi on win-win-tilanne sekä yritykselle että sen tekijöille. Se johtaa laadukkaampiin projekteihin, tyytyväisempään asiakaskuntaan ja parempaan kannattavuuteen. Samalla se edistää henkilöstön hyvinvointia ja motivaatiota.
Yhteinen resursointityökalu helpottaa ja tehostaa resursointiprosessia. On tärkeää ottaa huomioon työntekijöiden osaaminen, kokemus ja mieltymykset resursseja allokoidessa. Resursointia tulee seurata ja päivittää säännöllisesti projektien etenemisen ja muutosten mukaisesti.
Tehokkaalla resursoinnilla yritykset voivat saavuttaa kilpailuetua ja menestyä entistä paremmin.
Katso vinkit projektiviestinnän selkeyttämiseen: https://www.smartium.fi/selkeyta-projektiviestinta-wriken-avulla/
Resursoinnilla yrityksen kipukohdat esiin
Pelkkä resursointijärjestelmä ei yksinään pyöritä resursointia. Järjestelmän tehtävänä on toimia organisaation ja projektipäällikön tukena resursoinnissa sekä auttaa tarvittaessa nostamaan kissa pöydälle. Resursointi ei ole toiminto, joka on vain saatava pois alta. Se on koko projektiliiketoiminnan ydin. Resursointi vastaa kysymyksiin:
- Kenen työpöydällä on tilaa?
- Onko meillä riittävästi aikaa?
- Riittääkö ammattitaitomme ja osaamisemme?
Organisaation on pystyttävä ratkomaan ongelmia resursoinnilla. Jos ongelmat on lakaistu syrjään, tarvitaan työkalu tuomaan kipukohdat realistisesti esiin, jotta niihin voidaan puuttua.
“Tehokas resursointi ja ennakointi auttavat varautumaan muutoksiin. Suunnittelemalla jo olemassa olevien voimavarojen käyttöä huolellisemmin, niistä voidaan saada enemmän irti.”
Resursointiprosessi lähtee liikkeelle tavoitteiden määrittelystä
Kuinka päästä vauhtiin? Ensimmäinen askel on määrittää selkeä resursointiprosessi. Tämä sisältää roolien ja vastuiden määrittelyn, projektien tarpeiden tunnistamisen ja käytettävissä olevien resurssien arvioinnin.
Prosessin tueksi kannattaa hyödyntää jotakin työkalua. Vaihtoehtoja löytyy Excelistä monipuolisiin resurssinhallintajärjestelmiin asti. Tärkeintä työkalun valinnassa on miettiä tiedon saatavuutta, päivittämisen helppoutta ja koko resursointiprosessin selkeyttä.
Vaikka resursointihaasteiden tunnistaminen ei yleensä tuota vaikeuksia, järkevän resursoinnin toteuttaminen ja siihen sitoutuminen voi olla haastavampaa. Työkalun helppokäyttöisyys ja automaattinen tiedonjako lisäävät sitoutumista, sillä ne helpottavat tietojen ajantasaisuuden ylläpitoa.
Allokointi pähkinänkuoressa
Projektipäällikön vastuuna on usein projektin resursointi, allokointi ja projektien kokonaiskuvan ajankohtaisena pitäminen.
Resurssien allokointi voidaan jakaa 4 alueeseen:
Resurssien allokointi tarkoittaa resurssien määritystä tietyille projekteille tai tehtäville. Tämä voi sisältää:
- Henkilöstö: Työntekijöiden ja tiimien osoittaminen tiettyihin tehtäviin.
- Aika: Aikataulujen laatiminen ja työajan jakaminen eri tehtävien välillä.
- Raha: Budjetin jakaminen eri osastoille tai projekteille.
- Materiaalit: Tarvittavien työvälineiden ja materiaalien jakaminen.
Miksi resursoinnin allokointi on tärkeää?
- Tehokkuus: Oikein allokoidut resurssit varmistavat, että tehtävät suoritetaan mahdollisimman tehokkaasti.
- Kustannusten hallinta: Auttaa pitämään budjetin kurissa ja vähentää ylikulutuksen riskiä.
- Aikataulujen pitävyys: Parantaa aikataulujen noudattamista ja vähentää projektien viivästymisiä.
- Riskien hallinta: Vähentää riskiä siitä, että tärkeät tehtävät jäävät tekemättä resurssipulan vuoksi.
- Motivaatio: Varmistaa, että työntekijät eivät ole ylityöllistettyjä tai alityöllistettyjä, mikä parantaa työtyytyväisyyttä.
Milloin resursseja allokoidaan?
Resursoinnin allokointi tapahtuu yleensä seuraavissa vaiheissa:
- Projektin alussa: Kun projekti suunnitellaan ja resursseja jaetaan ensimmäistä kertaa.
- Säännöllisesti projektin aikana: Resurssitarpeet voivat muuttua projektin edetessä, joten allokointia voidaan joutua tarkistamaan.
- Strategisen suunnittelun yhteydessä: Pitkän aikavälin suunnittelussa, jossa määritetään resurssien jakaminen tuleville projekteille ja toiminnoille.
- Ad-hoc tilanteissa: Kun ilmenee odottamattomia tarpeita tai muutoksia, jotka vaativat resurssien uudelleenjakamista.
Resursoinnin allokointi on jatkuva prosessi, joka vaatii jatkuvaa seurantaa ja mukautumista muuttuviin olosuhteisiin ja tarpeisiin.
Resursoinnin oppiminen, mittaaminen ja kehittyminen
Resursoinnin ydin on jatkuva oppiminen ja kehittyminen projektiliiketoiminnassa. Tärkein mittari on työmääräarvion ja toteutuneiden tuntien välinen ero. Säännöllinen vertailu on avainasemassa, ja projektin aikana on tärkeää reagoida, jos tuntibudjetti lähestyy uhkaavasti. Jatkuva ylitys vaatii nopeaa ja faktoihin perustuvaa reaktiota.
Ei ole oikeaa henkilömäärää, milloin ottaa resursointijärjestelmä käyttöön. On kuitenkin olemassa merkkejä, jotka viittaavat tarpeeseen. Jos esimerkiksi myyjät käyttävät paljon aikaa asiantuntijoiden ja projektipäälliköiden etsimiseen asiakasprojekteja varten, tai projektipäälliköllä ei ole tietoa asiantuntijoiden työtilanteesta, yhteisen työkalun käyttöönottoa kannattaa harkita.
Lataa opas yrityksen kannattavuuden parantamiseen
Tämän oppaan avulla opit johtamaan ja mittaamaan asiantuntijafirmaasi niin, että..
1. Yrityksesi kasvu on nousujohteista ja kestävää.
2. Opit välttämään projektijohtamisen ja resurssoinnin aiheuttamat pullonkaulat.
3. Saat työkalut arviointiin, saatko nykyisistä asiakkaistasi ja työntekijöistäsi parhaan hyödyn irti.
Uskallamme Smartiumilla väittää, että resursointi on pakkopullan sijasta tehokasta voimavarojen hallintaa yritysten tavoitteiden saavuttamiseksi.