Projektisuunnitelma on elinehto onnistuneelle projektille: se määrittelee, mitä on tehtävä ja milloin, kuka on vastuussa mistäkin tehtävästä ja millaisia resursseja tarvitaan. Projektisuunnitelma laaditaan usein Excelillä tai Powerpointilla, mutta käytännöllisempää on luoda se suoraan alustalle, jossa koko projektia hallinnoidaan. Tästä artikkelista opit, miten projektisuunnitelma ja siihen liittyvät tehtävät luodaan, jaetaan ja aikataulutetaan Wrike-työkalulla – ja miten voit seurata, että projekti etenee suunnitelmien mukaan.
1. Luo projekti
Aloita projektisuunnitelman luominen luomalla uusi projekti Wrikessa. Anna projektille kuvaava nimi ja määrittele sekä priorisoi tavoitteet ja välitavoitteet.
2. Lisää tehtävät
Luo projektissa tarvittavat tehtävät ja järjestä ne oikeaan järjestykseen. Voit lisätä myös alatehtäviä, jolloin voit hahmottaa projektin rakennetta yksityiskohtaisemmin.
3. Aseta aikataulu ja määräajat
Aseta jokaiselle tehtävälle arvioitu kesto ja määrittele määräajat niiden suorittamiselle.
4. Määritä vastuuhenkilöt
Valitse jokaiselle tehtävälle vastuuhenkilö Wrikessa. Voit jakaa vastuualueet tarvittaessa myös useammalle tiimin jäsenelle.
5. Hallitse resursseja
Voit esimerkiksi seurata projektin budjettia, tarkkailla toteutuneita työtunteja ja varata työntekijöiden kalenterista työaikaa tietylle projektille.
6. Hallitse riskejä
Kirjaa Wrikeen projektin riskit ja suunnittele niihin liittyvät toimenpiteet. Voit myös asettaa muistutuksia tärkeistä päivämääristä. Wriken tekoäly auttaa arvioimaan projektin etenemiseen liittyviä riskejä suoritettujen tehtävien määrän ja keston perusteella:
7. Jaa tietoa ja keskustele
Käytä Wrikea projektiin osallistuvien keskinäiseen viestintään ja tiedon jakamiseen. Voit kommentoida tehtäviä, jakaa tiedostoja ja pitää kaikki ajan tasalla projektin edistymisestä.
Wriken edut projektityöskentelyssä
+ Muutokset päivittyvät reaaliajassa koko tiimille, joten kaikki pysyvät ajan tasalla projektin etenemisestä.
+ Wriken eri näkymät helpottavat projektien seuraamista: esimerkiksi Ganttin kaavio antaa selkeän kuvan tehtävien aikataulusta ja niiden välisistä riippuvuuksista.
+ Wriken räätälöidyt raportit auttavat seuraamaan tiimien työmäärää ja tunnistamaan kehityskohteita.
+ Kaikki projektiin liittyvä tieto löytyy samasta paikasta, kun samalla alustalla voi sekä keskustella että jakaa tiedostoja.
+ Wriken voi integroida toimimaan saumattomasti esimerkiksi sähköpostin, kalenterin ja aineistonhallintajärjestelmän kanssa.
+ Wrikea voi käyttää myös mobiili- ja työpöytäsovelluksessa eli tiimin jäsenet voivat seurata projektien etenemistä ja osallistua yhteistyöhön mistä tahansa ja milloin tahansa.
Kiinnostuitko Wrikesta? Aloita kokeilu täältä tai ota meihin yhteyttä ja kysy lisää.